Excelで”○”,”×”や文字を数値で入力する方法

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Excelで、出欠簿やシフト表、在庫管理表などを作成する時、「○」や「×」など文字で二者択一の値を入力する場合、イチイチ変換するのが面倒なので「テンキーボードを使って数値で入力できれば良いのに!」と思ったことはありませんか?

他にも、日々増加する入力データの中で「処理済」と「未処理」、「入荷済」と「未入荷」、「発送済」と「未発送」、「男性」・「女性」など、2つの選択肢のうちいずれかを文字入力しなければならない場面というのは結構あるものですね。

選択肢が3つ以上あるのであれば「入力規則」を使って「ドロップダウンリスト」として表示すると効率よく、また間違いなく入力することができますが、選択肢が2つというのが微妙なところです。

設定方法

  1. テンキーボードから「○」・「×」入力を可能とするためのセルを、あらかじめドラッグして範囲選択しておきます。
  2. 「セルの書式設定」ダイアログボックスの「表示形式」タブ「分類」から「ユーザー定義」を選択し、「種類」の下にあるテキストボックスに以下を入力します。
  3. [=0]”×”;[=1]”○”

テンキーの「0」と「1」を使い分ける

テンキーボードから数値で入力できるとなると、ついつい「1」と「2」を使いたくなるところですが、「○」や「×」はあくまでもユーザー定義の書式設定によって(見た目だけ)その様に表示しているのであって、セルに入力される値はキーボードから入力された「数値」となります。

そのため、敢えて「0」を入力すると「×」と表示され、「1」を入力すると「○」と表示されるように設定することにより【SUM関数】を始めとして容易に計算することが可能となります。

もちろん【COUNTIF関数】を使えば「1」や「2」であっても集計を取ることができますが、あとの演算を考慮して意味のある数値に割り当てることがポイントです。

また、未入力であってもエラー値を返すわけではないので、 事前の出欠確認表などであれば、未入力の場合は未返答など、使い方次第では、3通りの意味を持たせることができます。

直前行のコピーコマンドも使用可能ですから、セットで使いこなせればますます効率の良い入力作業が行えるでしょう。

応用編

  • [=0]”未入荷”;[=1]”入荷済”
     「0」を入力で「未入荷」、「1」を入力で「入荷済」
  • [=0]”未発送”;[=1]”発送済”
     「0」を入力で「未発送」、「1」を入力で「発送済」
  • [=0]”未処理”;[=1]”処理済”
     「0」を入力で「未処理」、「1」を入力で「 処理済」
  • [=0]”出”;[=1]”休”
     「0」を入力で「出」、「1」を入力で「 休」
  • [=0]”男性”;[=1]”女性”
     「0」を入力で「男性」、「1」を入力で「 女性」